中途採用を行う県内企業は必見！【内定辞退を防ぐ！】内定者フォローの必要性と具体例を紹介

県内企業の採用担当者にとって内定辞退されることは頭を悩ませる問題でしょう。

内定を出した人に辞退されてしまうと、採用までにかけた時間もお金もすべて無駄になります。

企業としてはぜひとも避けたいものです。

内定辞退に至らずとも、面接時には高いモチベーションを感じられた応募者が、いざ入社してみると熱意や情熱は感じられずにやる気が感じられないこともあります。

結局、早期離職してしまうこともあります。

内定辞退を防ぎ、モチベーション高く入社日を迎えてもらうためには内定後にフォローを行うことが必要です。

「とはいえ、内定者フォローって何をしたらいいの？」

内定者フォローの具体策が見つからずお悩みの採用担当者もいらっしゃるでしょう。

フォローの代表例としては、内定者と定期的に連絡をとり、企業からの発信を積極的に行うことなどがあげられます。

加えて、県内へのUIJターンの内定者の場合は住環境に対するフォローやサポートを行うことも有効です。

内定者に企業として信頼してもらい、入社直後から職場に馴染めるようフォローします。

今回の記事では、内定者フォローの必要性と目的、具体的なフォローの例について解説します。

内定辞退に悩む採用担当者や経営者の方は必読です！

内定者フォローの必要性

内定者フォローとはどんなものでしょうか？　

本項では、内定辞退率の高さから鑑みる内定者フォローの必要性について解説します。

内定者フォローとは

内定者フォローとは、内定者を入社予定日までさまざまな形でフォローし、内定辞退を防ぎモチベーションを保ったまま入社してもらうために行うものです。

「採用する人材が決まったからもう安心。採用活動は終了！」

という考え方で入社日まで放置することは、内定辞退の確率を高める危険性があります。

特に遠方に住む求職者に対してオンラインで選考していた場合は、内定後のフォローが欠かせません。

内定者とリアルに顔を合わせる機会がほぼないまま入社日だけを指定して放置している状況は、内定者はもちろん企業側にとっても不安があるものでしょう。

ようやく「自社にほしい」と思える人材に出会い入社してもらえるというときに内定辞退されてしまうと、すべてが無駄になります。

採用を決めた人物は他社でも内定が出ているケースも多く自社につなぎとめることが必要になります。

また、内定から入社までの期間で定期的に連絡を取ることで、内定者が入社後スムーズに自社に馴染むためにも内定者フォローが役立ちます。

フォローの具体的な内容は企業ごとにさまざまで、新卒であればインターンや内定者の交流会などさまざまな催しがあります。

中途採用の場合は、入社日までに自社イベントがあれば招くこともあります。

やりやすいフォローとしてはオンラインで面談する、メールで定期的に連絡をとるなどの手段があります。

中途採用の内定辞退率

中途採用の内定辞退率はどのくらいでしょうか？

株式会社マイナビの「中途採用状況調査2022年版（2021年実績）」によると、2021年の内定辞退率は11.0％となっています。

およそ10人にひとりは内定が出ても入社しないということになります。

内定辞退されてしまうと、それまでに採用にかけた時間やお金がすべて無駄になってしまうため、ぜひとも避けたいものです。

出典：株式会社マイナビ｜中途採用状況調査2022年版（2021年実績）

内定者フォローを行う目的

内定者フォローを行う目的について詳しく解説します。

内定辞退を防ぐため

内定者は、ほとんどの場合複数の企業の入社試験を受けており、他社からも内定が出ればそちらを選ぶ可能性があります。

県外居住の内定者の場合、心境の変化が起こる可能性もあります。

内定辞退率が上がればそれまでにかけた採用コストがすべて無駄になります。

人事担当者が採用にかけた時間も無駄になります。

内定辞退を防ぐために内定者へのフォローは不可欠です。

入社へのモチベーションを維持させるため

内定者は面接を受けた時点では高いモチベーションを保っていたとしても、時間が経つにつれてモチベーションが下がることがあります。

転職に対するさまざまな迷いも生まれ、モチベーションを高く維持することが難しい人もいます。

内定者フォローを行うことでモチベーションを高く維持したまま入社してもらえるよう促し、入社後は即戦力として活躍してもらいます。

入社後、速やかに職場に溶け込んでもらうため

転職する人が不安になることのひとつが「新しい職場に溶け込めるか」ということです。

内定後、何のコミュニケーションもないまま入社日に出社するというのは内定者にとってハードルが高いものです。

同じ部署の人や直属の上司とコミュニケーションをうまくとれるようになるまでにも時間がかかります。

入社前に「こんな社員がいる」ということを知ってもらうことでハードルが下がります。

直属の上司になる社員とはオンライン面談をするなどしてコミュニケーションをとっておくことで入社後スムーズに溶け込むことができます。

自社とつながっているという認識を持ってもらう

内定から入社までに何の対話もないと、内定者は「これから会社の仲間になるんだ」という認識が持てません。

企業との関係の希薄さは内定辞退にもつながります。

自社の発行するパンフレットや社内報があれば送付したり社内イベントに誘ったりして内定者とつながるようなフォローをしましょう。

内定者が求める企業

内定者は、面接に通過するまでは受かることに邁進します。

一方で、内定を受けてからはさまざまな不安や疑問をいだきだします。

「自分が求める企業か」

「本当に転職して良いのだろうか」

といったことを改めて考え出します。

このようなときに内定者が求めることがあります。

本項でくわしく解説します。

安心できる企業だという確信が欲しい

転職先となる企業は、内定者にとっては自分の人生を預けるようなものです。

内定をもらうまでは必死で面接対策をしますが、内定が出るとふと

「本当にこの企業に転職して大丈夫だろうか？」

「人生が暗転するようなことはないだろうか？」

と不安になります。

そういった気持ちを払拭させてくれるようなフォローがある企業だと

「自分はこの会社で活躍するんだ！」

「この会社に人生をかけてみよう」

と思えるものです。

内定者同士の交流をしたい

中途採用の場合は、同時期に内定を得て入社する仲間がいることは少ないかもしれません。

しかし

「もし自分以外にも内定していて同日に入社する人がいるなら知りたい」

と思うものです。

もし内定者が複数いる場合は、オンラインで顔合わせができる場を設けるなどするとよいでしょう。

「仲間がいる」

と思うことで入社意欲が減退することなく入社当日を迎えられるものです。

職場の雰囲気を知りたい

内定者は、自分が働くことになる職場について知りたいと思うものです。

職場の雰囲気を知ることで自分が働くイメージがしやすくなり、職場によい印象を持ちます。

職場の普段の様子などを公開してくれる企業を求めています。

自分が配属される部署の雰囲気を知りたい

職場の雰囲気に加え、配属される部署の雰囲気を知りたいと思っています。

どんな人たちとどんなフロアで働くのかといったことは事前に知っておくにこしたことはありません。

特に、最終面接までオンラインで実際に来社したことのない内定者の場合は雰囲気を知りたいという気持ちをより強く持つでしょう。

入社後に必要となるスキルを知りたい

中途採用者の場合は、即戦力として入社することが前提のことがほとんどですし、内定者もすぐに力を発揮したいと考えています。

その上で、自分がどんな仕事を任されるのか具体的に知りたいと思うものです。

業務内容に関しては面接の段階で伝えてあるでしょうが、内定後はより具体的にどんなことを求められているか知りたいものです。

内定者が内定辞退にいたる理由

「面接を受けて自社に内定したのに、なぜ辞退されるのだろう？」

と思う採用担当者もいるかもしれません。

内定辞退にいたる主な理由としては以下のことが挙げられます。

下記の理由が複合的に混ざり合って内定辞退にいたる場合も多くあります。

本項で詳しく解説します。

他社からも内定が出た

自社が内定を出すような人材は、多くの場合他社にとっても「欲しい」人材であり、複数の企業から内定が出ていることも大いにあります。

内定者は、その中から労働条件や仕事内容、勤務地などを天秤にかけて「自分がもっとも働きたい」と思う会社を選びます。

条件面がもっとも良い企業を選ぶ可能性が高いわけですが、それだけでなく企業としての熱量や「自分と一緒に働きたいと思ってくれている」という気概が伝わる企業を選ぶこともあります。

内定が出てから何の連絡もない企業だと、他社を選ばれてしまう可能性が高いでしょう。

内定を出したら速やかに内定通知書など必要書類を発行し、フォローを始めていくことが競合他社からよい人材を勝ち取る方法です。

新しい環境に対する不安

内定が出たものの、新しい会社で新しい仕事をすることに対する不安は大きいものです。

入社後のネガティブな想像が増大し、内定辞退に至るケースもあります。

内定者フォローを何もしないと内定者の不安感は増し、内定辞退へと気持ちは傾きます。

家族からの反対

地方へのUIJターン転職だったり、企業規模に不満があるといったことで家族からの反対を受け、内定辞退にいたるケースもあります。

内定者が家族を説得しようと思うだけの企業としての魅力がないと、家族からの反対に押されてしまうでしょう。

特に、今は将来への不確実性が高い時代です。

家族も環境を変えることに反対したり消極的になることもあります。

現職からの引き止め

内定者が現職の上司に退職の意思を伝えると、引き止めにあうことがあります。

よりよい労働条件を提示されると、現職にとどまろうと思いを変えることもあります。

ぜひ行いたい内定者フォロー

内定者フォローは企業ごとにアイデアを出して比較的フレキシブルに行っても問題ありません。

ここでは、一般的な内定者フォローについて紹介します。

定期的なコミュニケーションの機会を作る

内定者とは定期的にコミュニケーションをとりましょう。

メールや電話、SNSのDMなど内定者にとって都合の良いコミュニケーションツールに寄り添いましょう。

入社時期の相談や必要事項のやりとりが中心になりますが、その中でも

「一緒に働けることを楽しみにしています」

「◯◯様の配属予定のスタッフも〇〇さんの入社を待っています」

などの１文・一言を添えるだけで、形式張ったやりとりよりも親近感が生まれます。

入社後の業務内容を詳しく伝える

入社後の働くイメージを持ってもらうために、フォローの一環として業務内容を詳しく伝えましょう。

面接の段階でも伝えているでしょうが、さらに一歩踏み込んだ内容を伝えると内定者も仕事のイメージがしやすくなります。

自社に入社した後の具体的なイメージをもってもらうことが大切です。

ただし、ミーティングや仕事の指示のようになってしまわないように気をつけましょう。

あくまで業務内容を伝えるだけであることを忘れずにいましょう。

イベントへの参加を促す

内定後、入社日までに社内イベントなどがあるようなら誘ってみてもいいでしょう。

社内の雰囲気を知ってもらうのにとてもいい場になります。

雑談を交えて同僚になる人に紹介することもできます。

ただし、あくまで都合が良ければ気軽な気持ちで来てもらうということを伝え、強制ではないことをアピールしましょう。

直属の上司との面談

「自分の上司になる人はどんな人だろう？」

というのは内定者がもっとも気にすることのひとつです。

面談というと堅苦しくなりがちですが、あくまでフランクに雑談を中心とした顔合わせ程度に考えましょう

お互いの顔を知っておくだけでも入社までのハードルが下がります。

SNS発信を定期的に行う

内定者向けではありませんが、SNS発信を頻繁に行っておくのは有効です。

どのような仕事をしているのか日々発信することで内定者も仕事の内容をつかみやすくなります。

内定者も入社日までにチェックする可能性が高く、自社を知ってもらう機会になります。

自社サイトの充実

自社のサイトが充実していて働く社員の様子がよく見えるコンテンツが含まれていると内定者も入社直後から同僚や上司へ親近感が持てます。

事業内容や商品を詳しく紹介するコンテンツが充実していると入社前の勉強にもなります。

ブログやツイッター、Instagramなどで日々発信をすることも内定者にとっては企業の顔が見えてよいことです。

企業の活気のようなものも伝わります。

リアルで会えない内定者向けのフォロー

遠方に住む内定者は、入社日までリアルで顔を合わせることができないことも多いでしょう。

遠方からの転職を決めた人は、職を変えるだけでなく住む場所も変えるとあって環境の変化は大きなものです。

家族がいる場合は子どもの転校など、家族を含めて環境が大きく変化します。

企業側がサポートできることは率先して行い、早く県内での環境に慣れてもらうことが必要です。

本項で詳しく解説します。

オンライン面談を行う

入社までの期間が長い場合、入社までの間に不安なことをヒアリングしましょう。

その上で企業側がサポートできることはしてあげましょう。

「退職はスムーズにできそうか」

「入社後の要望は？」

といったこともヒアリングしておくと内定者の不安が減ります。

UIJターンの場合、住む場所の相談にのってもらえるととても助かるでしょう。

面談では、入社後の具体的な業務内容を伝えて入社後のイメージが湧きやすいようにしてあげましょう。

リモートで社内紹介をする

オンラインで内定者と社内をつなぎ、社内を案内するといったフォローをする企業もあります。

企業サイトに掲載されている写真だけでは分かりづらい社内の様子を実際の動きの中で見られることは内定者にとってうれしいことです。

動画を見ながら質問することもできますし、社内で働く社員と会話ができればより親近感がわくでしょう。

自社パンフレットや社内報などを送付する

どんな会社か知ってもらうために社内報などがあれば送付しましょう。

働く社員の顔が見えるような媒体があればぜひ渡しましょう。

このほかSNSでの発信を見てもらうよう伝えておくこともいいでしょう。

内定者フォローの注意点

内定者フォローは、行き過ぎると内定者に

「入社もしていないのに仕事のミーティングをさせられているようだ」

と感じさせてしまう危険性があります。

あくまで内定後の不安を払拭させ、自社の魅力や社員の顔を知ってもらい、入社意欲を持続させるために行うものです。

本項ではフォローの注意点について解説します。

内定者の視点で行う

内定者フォローが、企業側の「良かれと思って」といった思考に傾くと内定者にとって負担になることもあります。

あくまで入社までの期間を放置しないためのものです。

まだ入社したわけではないので仕事のミーティングのような内容の連絡は控えなくてはいけません。

自社を知ることで理解を深めてもらい、社員と早く打ち解けられるような基盤づくりをするという考えでいましょう。

業務になってしまわないように行う

採用担当者や直属の上司になる人が内定者フォローのため面談を行う場合、まだよく知らない者同士なのでつい業務についての話に傾きがちです。

住まいのサポートなど業務内容とは違った会話の内容を選択しましょう。

UIJターンの内定者には生活サポートを

UIJターンで転職してくる内定者に対しては生活サポートもフォローのひとつとして考えましょう。

家族がいる場合は子育てがしやすいエリア、生活に便利な場所、通勤しやすい場所などの情報を伝えましょう。

たとえ県内出身者であっても、今現在は他府県に住んでいる場合は地元の情報には疎くなっているものです。

県内に住んでいるからこそ分かる情報を伝えましょう。

自社の魅力を発信しよう

自社の魅力を積極的に発信しましょう。

「こんな魅力的な会社で働くんだ」

「早く働きたい」

と思ってもらうことが大切です。

SNSを活用して日々発信しましょう。

まとめ

本記事では、内定者フォローについて解説しました。

内定者フォローは、内定辞退を防いで入社へのモチベーションを維持させ、入社後は速やかに職場に溶け込んでもらうために必要であることを紹介しました。

内定者が求める企業とはどんな企業か、内定者が内定辞退にいたる理由、ぜひ行いたい内定者フォロー、リアルで会えない内定者向けのフォロー、内定者フォローの注意点などについても詳しく解説しています。

採用担当者は採用にかかったコストを無駄にしないために、内定者フォローについて考えて実践する必要があります。

内定から入社日までのフォローの有無で内定者のモチベーションを高くすることも低くすることもあります。

積極的なフォローやSNSを活用した発信活動を並行して行ってよい人材を獲得しましょう！